Конференц-зал Главы администрации Новоалександровского ГО, как и множество таких залов, представлял собой несколько поколений различного оборудования, слабо взаимодействующего между собой. Первыми были установлены беспроводные настольные микрофоны с системой звукоусиления, затем был установлен ПК с веб-камерой для связи с органами управления округа, последним добавился терминал Polycom для связи с правительством края. Разумеется, никаких мероприятий по интеграции не проводилось — как веб-камера, так и терминал Polycom получали звуковой сигнал со встроенных микрофонов (т. е., из настенных акустических систем), что, мягко говоря, негативно сказывалось на качестве звука. После анализа ситуации мы приняли решение оставить «в строю» имеющийся трансляционный усилитель и настенные АС, кодек Polycom и ПК оператора. Всё остальное оборудование было заменено на цельный интегрированный комплекс оборудования с высокой степенью автоматизации.
На каждое рабочее место за столом совещаний были установлены индивидуальные микрофонные пульты проводной конференц-системы. В отличие от беспроводных микрофонов, они не подвержены влиянию помех в радиоэфире, у них не могут внезапно сесть батарейки или прийти в негодность аккумуляторы накануне важной встречи, в общем, при прочих равных проводные решения существенно надёжнее беспроводных. Конференц-система способна автоматически наводить видеокамеру при включении микрофона, автоматически выключать микрофоны при превышении лимита одновременно включенных, и т. д. Оператор может вручную скорректировать позицию видеокамеры посредством компактного настольного пульта управления.
Видеосигнал поворотной камеры поступает на вход имеющегося кодека, а также (одновременно) на устройство видеозахвата, подключенное к ПК оператора. Это даёт возможность проводить сеансы видеоконференцсвязи как с использованием кодека, так и с софт-клиентами на ПК без перекоммутации системы. Возможна даже трансляция связи с правительством края на районные отделы (одновременная работа кодека Polycom и программного клиента Cisco Webex).
Для управления системой звукоусиления применена цифровая аудиоплатформа. Она автоматически регулирует усиление всех микрофонов, осуществляет эквализацию для компенсации искажений, вносимых помещением, и маршрутизацию всех звуковых сигналов посредством модуля матричного микшера. Также аудиоплатформа отвечает за борьбу с эффектом «эха», когда микрофоны в зале улавливают голос удалённых участников видеоконференции и отправляют его «обратно», в результате чего те слышат как бы эхо своих слов с небольшой задержкой. Аудиоплатформа предоставляет веб-интерфейс для управления основными параметрами в безопасных пределах.